Magazin · Dokumentenlayout

DIN 5008 Form B: Wo die Adresse auf dem Brief hingehört

Man faltet den Brief zweimal, schiebt ihn in den Umschlag, und im Fenster soll der Name stehen. Nicht das Logo. Nicht eine leere Fläche. Nicht die erste Zeile der Rechnung. Ein paar Millimeter zu hoch oder zu tief, und der Empfänger sieht etwas, das nicht fürs Fenster gedacht war. Genau das verhindert DIN 5008 Form B: Sie sagt, an welcher Stelle auf einem DIN-A4-Blatt die Anschrift sitzen muss.

Schema eines DIN-A4-Blatts nach DIN 5008 Form B. Das Anschriftfeld beginnt 45 mm unter dem oberen Rand und 20 mm vom linken Rand, passend für DIN-lang-Fensterumschläge.

Was DIN 5008 eigentlich regelt

DIN 5008 klingt nach Behörde, ist aber vor allem Büroalltag. Die Norm beschreibt, wie Geschäftsbriefe, Rechnungen und Angebote auf DIN A4 gesetzt werden: Abstände, Anschrift, Datum, Faltung. Nicht, weil Briefe schön aussehen sollen, sondern damit sie in denselben Umschlag passen, den das Nachbarbüro auch benutzt.

Der kritische Punkt ist das Anschriftfeld. Name und Adresse müssen im Fenster eines DIN-lang-Umschlags (C6/5) erscheinen. Rutscht das Feld nach oben, liegt dort plötzlich das Logo. Rutscht es nach unten, schaut eine Rechnungsposition raus. Die Norm hält das Feld fest, damit Druck, Falz und Umschlag zusammenpassen.

Form A und Form B

Die Norm kennt zwei Formulare. Der Unterschied ist klein und trotzdem der ganze Briefkopf.

Bei Form A beginnt das Anschriftfeld schon 27 mm unter dem oberen Rand. Darüber bleibt kaum Platz für Logo und Absender. Die Variante gibt es noch, sie trifft aber immer seltener auf die Umschläge, die im Schrank stehen. Deren Fenster sitzen tiefer.

Form B schiebt das Feld auf 45 mm. Darüber liegen 45 mm für Briefkopf, Logo, Absenderzeile. Darunter bleibt die Anschrift genau dort, wo das Fenster eines üblichen DIN-lang-Umschlags liegt. Deshalb ist Form B in deutschen Büros der Normalfall.

Der Blick aufs Blatt

Ein DIN-A4-Blatt misst 210 mal 297 Millimeter. Form B verteilt darauf feste Zonen, die man nicht frei verschieben sollte, wenn der Brief noch in den Umschlag soll.

Links 20 mm Rand. 45 mm von oben beginnt das Anschriftfeld: 85 mm breit, 45 mm hoch. Dieser Block ist das Fenster. Alles, was darin steht, sieht der Empfänger, bevor er den Umschlag öffnet. Logo und Absender gehören darüber, in den Briefkopf. Rechts daneben liegt der Informationsblock für Datum, Kundennummer oder Zeichen, ohne die Adresse zu überlagern.

Zwei Faltmarken sitzen bei 105 mm und 210 mm. Zweimal falten, und der Bogen liegt im DIN-lang-Umschlag. Darunter der Text: Positionen, Summen, der eigentliche Brief. Die Fußzeile bleibt am unteren Rand, außerhalb des Fensters.

Warum sevDesk bei Form B bleibt

sevDesk schreibt Rechnungen, Angebote und Mahnungen für den deutschen Alltag. Viele davon werden gedruckt oder als PDF in einen Fensterumschlag gelegt. Die Software füllt Name, Straße und Ort automatisch. Damit das im Fenster landet, muss die Dokumentenvorlage das Anschriftfeld dort lassen, wo Form B es vorsieht.

Die Standardvorlagen in sevDesk tun das. Wer unter Einstellungen eine eigene HTML-Datei importiert, sollte dasselbe Raster halten. Verschiebt man nur das Adressfeld, weil es im Entwurf schöner wirkt, stimmen Umschlag und Drucker nicht mehr, obwohl sevDesk die Daten weiterhin korrekt einsetzt.

Was das für ein anderes Layout heißt

Ein neues Design darf Schrift, Farbe und den Charakter der Seite ändern. Das Anschriftfeld sollte trotzdem Form B bleiben. Sonst gewinnt das Layout auf dem Bildschirm und verliert im Umschlag.

Unsere Vorlagen für sevDesk sind so gebaut. Sie ersetzen das Aussehen der Standardvorlage, nicht die Position von Adresse, Datum und Beträgen. Nach dem Import stellen Sie Logo und Farben in sevDesk ein. Das Raster bleibt das von DIN 5008 Form B.

Wer unsicher ist, importiert vorher die Demo in den eigenen Account und macht einen Probeausdruck. Was im Fenster liegt, sieht man dann sofort.